知识分享 | 浅谈“流程优化”项目中的常见问题
gaoyangw 2024-11-26 01:57 13 浏览 0 评论
前言
随着企业规模的扩大，机构会越来越庞大，分工愈加细致，在这个过程中官僚主义将逐渐滋生出来，致使工作效率降低，员工缺乏活力，最终导致企业的竞争力下降。流程优化成为企业的必然选择。流程优化的理论基础是打破职能分工，以顾客需求为导向，通过流程目标的设定，根据流程优化原则，通过不断发展、完善、优化业务过程，以增加组织竞争力的有效手段。
文思特公司采用业务过程方法，以过程结果为导向，指导客户进行流程优化。在流程优化过程中，理顺过程之间的接口、消除重复工作、简化复杂程序，达到提高过程效率的目的。
常见问题
在我们公司的流程优化咨询项目中，常常会遇到一些共性的问题，如：
1. 领导层认为管理体系的文件是用来认证的，应当由体系管理部门负责，跟业务流程是两码事;这导致了公司实际的业务与管理体系文件的规定成了两张皮;
2. 公司的大部分管理体系文件出自于体系人员之手，而不是由业务部门来编写;
3. 业务部门的负责人也不清楚管理体系是做什么的，他们自己手里还有自己的流程文件，但只负责自己部门这一段;
4. 过程之间的接口不明确；
5. IT系统化的业务流程太少；
6. 第二方审核或第三方审核之前，业务部门需提前半个月或一个月做好“准备工作”，其实就是编造大家误以为需要用于审核的相关记录;
……
问题解决方法
针对以上的问题，结合我们的咨询经验，给大家一些的建议供参考：
1. 要对管理体系有正确的认知，管理体系是为了使业务高效运行，规避风险而策划的制度与流程系统;用于认证的标准只是规定了必需满足的最低要求；一个有效的管理体系必须与公司业务融为一体，它的基础就是流程文件。
2. 流程文件应是最佳实践做法的总结。流程设计应以顾客为关注焦点，以结果为导向，尽可能在流程中规避曾经发生或潜在存在的风险。因此，流程文件需要从上到下进行设计，即高管挂帅，各级管理者参与。高管挂帅可以使各级管理者更加重视流程与制度的设计和开发工作，能够更有效地提升流程文件的质量。
3. 各级管理者就是各层级流程的负责人，在标准中被称为“过程拥有者“。作为过程拥有者，管理人员应当主导所负责过程的设计、跨职能流程图的绘制、安排流程文件的编写、参与流程文件的评审。每个公司的流程文件都是独一无二的，适合本企业的就是最好的。
4. 流程相关方的需求、风险和机遇，应得到充分的识别。此项工作是流程优化的重要输入，需要企业重视起来。
5. 建议企业重视跨职能流程图的使用。在流程优化的过程中，应多采用以流程和职能为矩阵的跨职能流程图的表达形式，以便清晰的表达多功能团队协作以及同步工程方法的应用，解决过程接口模糊，职责不清的问题。
6. 建立标准模板，并培训到位。建议将常规工作项目皆建立标准模板，并对模板进行充分评审。以此作为教材不断对新员工或转岗的员工进行培训，从而提高工作的质量和效率。
7. 强化核心流程的绩效管理。建议每个月将核心流程的绩效评价结果在管理评审会议上进行通报;每个季度将核心流程执行情况的审核结果在管理评审会议上进行通报。规避核心流程出现重大问题，给企业带来不良影响，使顾客产生抱怨。
小结
若您所在企业也存在以上问题或您个人对这个题目感兴趣，欢迎您与我们的咨询师一起交流、探讨、寻找解决办法。适当时，我们可免费为企业进行整体运营水平的诊断、评估并提供解决方案，助力企业提升运营绩效。
文思特咨询路线图
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